TACİR VE ŞİRKETLERCE TUTULACAK DEFTERLER
(TTK. Md.64 ve Tebliğin 5.md sine göre)
Gerçek ve Tüzel Kişi Tacirlerce (3)
1) Yevmiye Defteri,
2) Envanter Defteri,
3) Defteri Kebir
Anonim ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketlerce (6)
1) Yevmiye Defteri,
2) Envanter Defteri,
3) Defteri Kebir,
4) Pay Defteri,
5) Yönetim Kurulu Karar Defteri,
6) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
Limited Şirketlerce (5)
1) Yevmiye Defteri,
2) Envanter Defteri,
3) Defteri Kebir,
4) Pay Defteri
5) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
02) LİMİTED
ŞİRKET MÜDÜRLERİNİN KARARLARININ YAZILACAĞI DEFTERLER
Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 11.md 4.fıkrası uyarınca;
müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili aldığı kararlar genel
kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi bunun için ayrıca
tutulabilecek bir müdürler kurulu karar defterine de yazılabilir.
Genel kurul toplantı ve
müzakere defterinden ayrı olarak müdürler kurulu karar defterinin tutulması
halinde, açılış ve kapanış onayları dâhil olmak üzere bu deftere anonim
şirketlerdeki yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.
Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde
müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine
kaydedilemez.
03) YETERLİ YAPRAK BULUNMASI HALİNDE
KULLANILMAYA DEVAM EDİLEBİLECEK DEFTERLER
Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap
dönemlerinde de açılış onayı (onay yenileme) yaptırılmaksızınkullanılmaya
devam edilebilir. (Tebliğ Madde 13)
Yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter
defteri ve defteri kebir yeterli yaprakları
bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay
yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir. (Tebliğ Madde 16)
04) TİCARET
SİCİLİ TASDİKNAMESİ
a) Kuruluşlarda ve
daha sonraki izleyen faaliyet dönemlerinde hangi gerçek ve tüzel kişilerden
aranacağı:Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in
13’üncü maddesi uyarınca;
a.1- Kuruluş sırasında sadece ticaret şirketlerinin yaptıracakları
ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi
aranacak, ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş
sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ise
ticaret sicili tasdiknamesi aranmayacaktır.
a.2- Kuruluştan sonra izleyen faaliyet dönemlerinde ise,
hem ticaret şirketlerinin hem de gerçek ve tüzel kişi tacirlerin ticari
defterlerinin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesinin noterce
aranması zorunludur.
b) Eski ticaret sicil tasdiknamelerinin de geçerli olduğu:
Yürürlükten kaldırılan Ticaret Sicili Tüzüğü’nün 104.md de,
ticaret sicili tasdiknamesinin süresinin 1 yıl olduğunun belirtilmesine karşın,
27.1.2013-28541 RG de yayımlanan Ticaret Sicil Yön.16.md de bu süreye yer
verilmemiş ve sicil tasdiknamesinin, tasdiknamede yer alan bilgilerde herhangi
bir değişiklik olmadığı veya yenisi düzenlenmediği sürece geçerli olacağı hükmü
getirilmiştir. Bu nedenle 27.01.2013 tarihinden önce verilmiş ticaret sicil
tasdiknamelerinin de, tasdiknamelerde yer alan bilgilerde herhangi bir
değişikliğin bulunmaması halinde geçerli olduğuna ve bu tasdiknamelerin de esas
alınmak suretiyle defter açılış onaylarının yapılabileceğine Yönetim Kurulunun
17.12.2013 günlü toplantısında karar verilmiştir. (2013/121 sayılı
Genel Yazı)
c) Esnaf ve sanatkârlardan istenmeyeceği:
Esnaf ve sanatkâr siciline kayıtlı esnaf ve sanatkârların, ticari
defterlerinin tasdikinde ticaret sicil tasdiknamesi ibraz etmeleri yasal olarak
mümkün bulunmamaktadır. (2012/141 sayılı Genel Yazı)
d) Herhangi bir sicile kayıtlı olmadıklarını beyan edenlere
ait defterlerin açılış onaylarının yapılıp yapılamayacağı:
Konuya ilişkin olarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığından istenen
görüşe verilen 10 Nisan 2014 tarihli 2167 sayılı cevapta;
“Herhangi bir esnaf veya ticaret siciline kayıtlı olmaksızın
serbest meslek faaliyetini ifa eden gerçek kişilerin defterlerinin açılış
onaylarının mümkün olduğu,Ancak, esnaf siciline yahut ticaret siciline kayıtlı
olması gerekirken, söz konusu yükümlülüğü yerine getirmeyen kişilerin defter
tasdiklerinin yapılmasının uygun olmayacağı, bu bağlamda, ticaret
siciline kayıtlı olması gerekenlerden 19.12.2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi
Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in
13’üncü maddesi uyarınca, ticari defterlerin açılış onaylarının noter
tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması
gerektiği değerlendirilmektedir.”
denilmiştir.
Bu görüş doğrultusunda, gerçek bir kişinin esnaf veya ticaret
siciline kayıtlı olmaksızın serbest meslek faaliyetini ifa edip edemeyeceğinin
belirlenmesi gerekmektedir.
Tacir ve esnafa ilişkin tanımlara TTK nun 12 ve 15’inci
maddelerinde yer verilmiş ve 40’ıncı maddede de her tacirin, ticari işletmenin
açıldığı günden itibaren onbeş gün içinde, ticari işletmesini ve seçtiği
ticaret unvanını, işletme merkezinin bulunduğu yer ticaret siciline tescil ve
ilan ettireceği; 5362 sayılı Esnaf ve Sanatkâr Meslek Kuruluşları Kanununun
68’inci maddesinde de, esnaf ve sanatkârların, çalışmaya başladıkları tarihten
itibaren otuz gün içinde durumlarını aynı Kanunun 67’nci maddesine göre
kurulan Esnaf ve Sanatkâr Siciline tescil ve Esnaf ve Sanatkâr Sicil
Gazetesinde ilan ettirecekleri belirtilmiştir.
5362 sayılı Esnaf ve Sanatkâr Meslek Kuruluşları Kanununun
68’inci maddesine göre, esnaf ve sanatkârların meslekî faaliyette bulunabilmeleri
ve ilgili odaya kaydedilmeleri için sicile kayıtları şarttır. Dolayısıyla,
ticaretle uğraşan gerçek kişilerin yukarıda açıklanan mevzuat hükümleri
gereğince ya ticaret siciline ya da esnaf ve sanatkâr siciline kayıt
yaptırmaları zorunludur.
Bu zorunluluk dikkate alınarak, herhangi bir sicile kayıtlı
olmadıklarını beyan eden gerçek kişilerin gerek esnaf gerekse ticaret siciline
kayıtları gerekmediğine dair belge ibraz etmelerinin uygun olacağı, beyanla
yetinmenin sorumluluğu gerektirebileceği düşünülmektedir.
e) Onay yenilemede istenip istenmeyeceği:
Tebliğin 13’üncü maddesinde, açılış onaylarının noter tarafından
yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranmasının zorunlu
olduğu belirtilmiştir.Onay yenilemenin (defter ara tasdikinin) de hesap
döneminin açılışına dair defter onaylaması olması nedeniyle, Tebliğ’de açılış
tasdikinde aranılması gerektiği belirtilen ticaret sicil tasdiknamesinin onay
yenileme (defter ara tasdiki) sırasında da aranılması gerektiği
düşünülmektedir.
05) YENİLENMEYİ GEREKTİREN DURUMLAR VE UYGULANACAK USUL:
a) Pay ve yönetim kurulu karar defterlerinde:
Pay ve yönetim kurulu karar defterlerinin;
1)Sayfalarının bitmiş olması,
2) Zayi olması,
3) Defterlerin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen
herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi,bu defterlerin yenilenmesini
gerektiren hallerdir.
19/12/2012-28502 RG , “Ticari
Defterlere İlişkin Tebliğ” in 1.12.2013 - 28838 RG’de yayımlanan tebliğ ile
değişik 13.md 6.fıkrasına göre pay ve yönetim kurulu karar defterlerinin
yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter
kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile
birlikte notere ibraz edilecek ve noter, eski deftere veya zayi belgesine
yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayısını da belirtmek
suretiyle yazacaktır.(2013/19 ve 121 sayılı Genel Yazılar)
b) Pay ve yönetim kurulu karar defterleri dışında
kalan diğer defterlerde:
Tebliğ’in 13.md 6.fıkrası
uyarınca, pay ve yönetim kurulu karar defterlerinin yenilenmesinin
gerektiği durumlarda (Defterin sayfalarının bitmesi, zayi olması veya
defterin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz
hale gelmesi durumlarında) uygulanacak usulün
açıklanmasına rağmen, bu defterler dışında kalan onayı yapılacak diğer
yeni defterlerin, kullanımına son verilecek defterle veya zayi
edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edileceği ve yeni defterinin
açılış onayının yapıldığı sırada noterin, eski deftere veya zayi belgesine yeni
defterin açılış onayının yapılacağına dair bir açıklama yapılmamış, sadece aynı
maddenin 5’inci fıkrasında “Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde
dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya
mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak
zorundadırlar.” hükmüne yer verilmiştir. (Aynı hüküm 213 sayılı VUK’
nun 221’inci maddesinin 4’üncü bendinde de vardır.)
Bu hükümler dikkate alındığında pay ve yönetim
kurulu karar defterleri dışında kalan diğer defterlerin hesap dönemi
içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter
kullanılmasına başlanılması halinde açılış onayı yapılacak yeni defter
kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile
birlikte notere ibraz edileceğine dair bir kayıt bulunmamakta ise de,
Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünün 10.02.2014
tarihli ve 431.04-782 sayılı yazısında açıklandığı üzere; Tebliğin 13’üncü
maddesinin 5’inci fıkrasında yer alan hüküm nedeniyle, açılış onayına tabi olan
yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu
karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin hesap dönemi
içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter
kullanmaya mecbur olanların, bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı
yaptırmalarının zorunlu olması nedeniyle, söz konusu defterlerin belirtilen
sebeplerden dolayı yapılacak açılış onaylarında önceki defterdeki son yevmiye
numarasının belirtilmesi, önceki defterin devamı olduğu konusunda şerh
düşülmesi, eski deftere ise yeni defterinin açılış onayının yapıldığının tarih
ve sayı belirtilmesi ve kapanış onayının ise yeni defterin sonuna yapılması
gerekmektedir.
c) Müteharrik yapraklı YEVMİYE DEFTERLERİNİN
bitiminden sonra eklenecek yapraklarda uygulanacak usul:
Tebliğ’in 14.md 2.fkr b bendi uyarınca, müteharrik yapraklı
yevmiye defteri kullanan tacirler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin
ettikleri sayıda yaprağı yukarıdaki esaslara göre onaylattırırlar. Onaylı
yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar kullanılmaya başlamadan önce
onaylatılır. Bunların sayfa numaraları onaylı yaprakların sayfa numaralarını
takiben teselsül ettirilir. Tasdik makamı, ilave yaprakların sayısını
ilk onayın altına kaydeder ve bu kaydı usulüne göre onaylar.
06) ZAYİ
BELGESİNİN NEREDEN ALINACAĞI
Ticari Defterlere ilişkin Tebliğ’in;
5.md hükmü,her gerçek veya
tüzel kişi tacirler, şirketler, maddede belirtilen ticari işletmeler ve bunlara
benzeyen ve tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküller, bu maddede
gösterilen defterleri tutmakla yükümlüdürler.
12.md gereğince de; Her tacir; tutmakla
yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı
belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür.Bir tacirin
saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer
sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi
içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün
içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine
zayi belgesi verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır.
07) KAPANIŞ,
YENİLEME VE AÇILIŞ ONAYLARININ SÜRELERİ DIŞINDA YAPILIP YAPILAMAYACAĞI Bilindiği üzere Tebliğ’in; 15.md
de kapanış onayına tabi yevmiye defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı
ayının, yönetim kurulu karar defterinin ise, izleyen hesap döneminin 1. ayının
sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür”
ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.
16.md de, yönetim kurulu karar defteri, yevmiye
defteri, envanter defteri ve defteri kebirin yeterli yapraklarının bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk
ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmasına devam edilebileceği
belirtilmiştir.
Kapanış onayı Gümrük ve Ticaret
Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünün 3-5-2013/3560 10.02.2014/782 sayılı yazıları ile 2000/14
sayılı genelge içinde yer alan Maliye Bakanlığının 10.03.2000-11844
sayılı görüşlerinde açıklandığı üzere;
- Karar defteri için, defterin ilgili olduğu yılı izleyen
yılın Ocak ayı sonuna kadar,
-Yevmiye defteri için, defterin ilgili olduğu yılı izleyen
yılın Haziran ayı sonuna kadar yaptırılması icap etmektedir.
Yukarıda belirtilen kanuni süreler içinde yaptırılamayan
kapanış onayı, yine aynı yılın sonuna kadar da yaptırılabilir. Bu şekilde kapanış
onayını yapan noterin herhangi bir sorumluluğu yoktur.
TTK 64/5.md ticari defterlerin tutulması ve kayıt
prensipleri yönünden VUK'na uyulacağının belirtilmesi nedeniyle kapanış onaylarının;
Tüzel kişilerde, kanuni iş merkezinin,
Gerçek kişilerde de, defter sahibinin ikametgâhının, bulunduğu yer noterliklerince yapılması
gerektiği düşünülmekle birlikte, bu konuda 03.07.2014 günlü ve Mali Danışmanlık
- 154-10363 sayılı yazımızla Gümrük ve Ticaret Bakanlığından görüş talep
edilmiş olup, farklı bir görüş bildirilmesi halinde durum ayrıca
bildirilecektir.
Yenileme onayı Yenileme onayına
tabi defterlerin (yönetim kurulu karar defteri, yevmiye defteri, envanter
defteri ve defteri kebir) süresinde yaptırılamayan yenileme onayları,
bu defterlerin içinde bulunulan yıla ait olması kaydıyla o yılın sonuna kadar
yaptırılabilir. Bu şekilde yenileme onayını yapan noterin herhangi bir
sorumluluğu yoktur.
Açılış onayı Aynı prensipler, kanuni süresinde yaptırılamayan açılış ve ek
defter tasdikleri için de geçerlidir.
08) YEVMİYE VE YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERLERİNDE
ONAY YENİLEME İŞLEMİNİN TEK YEVMİYE ALTINDA YAPILACAĞI Kapanış onayına
tabi yevmiye ve yönetim kurulu karar defterlerinde yenileme onayının,
Tebliğ’in 17’nci maddesinde açıklandığı şekilde, son kaydın altına konulacak
“GÖRÜLMÜŞTÜR” ibaresinin yanında yenileme onay bilgilerinin yazılması suretiyle
yapılması nedeniyle bu işlem tek yevmiye numarası altında yapılacaktır. (2013/11,
20 ve 22 sayılı Genel Yazılar)
09) PAY
DEFTERİNİN DAHA ÖNCE HİÇ TUTULMAMIŞ OLMASI DURUMUNDA UYGULANACAK USUL: Pay defterinin daha
önce hiç tutulmamış olması halinde, ilgililerin yazılı beyanı alınarak
yeni bir pay defteri oluşturmak suretiyle defter yeni tasdik ediliyormuş gibi
açılış onayı yapılması gerekmektedir. (2013/19 sayılı Genel Yazı)
10) TAAHHÜT
EDİLEN VE ÖDENEN SERMAYE MİKTARININ NEYE İSTİNADEN YAZILACAĞI Açılış onayı
yapılacak defterin ilk sayfasına yazılacak “Tacir sermaye şirketi ise
taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı” bilgisi, buna ilişkin bir
belge aranmadan, ilgilinin beyanına göre yazılacaktır. (2013/19 sayılı
Genel Yazı)
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder