12 ADIMDA E-DEFTER İŞ AKIŞ SÜRECİ

12 ADIMDA E-DEFTER İŞ AKIŞ SÜRECİ MuhasebeTR Mevzuat Komisyonu

Düzenlemelere ve standartlara uygun olarak oluşturulan dosyaların, e-defter olarak kabul edilebilmesi için mali mühür ile mühürlenmesi ve e-Defter Uygulaması aracılığı ile beratının alınması gerekmektedir. E-defterin iş akış süreçleri aşağıdaki gibidir:

1.    Adım: Elektronik Muhasebe Kayıtlarının Tutulması: Aylık dönemler itibarıyla uyumlu muhasebe programı vasıtasıyla elektronik kayıtların tutulmasıdır.

2.    Adım: Elektronik Defterin Oluşturulması: Elektronik kayıtların XBRL formatına dönüştürülmesidir. Hazırlanan dosya “defter” şema yapısında öngörülen alana yerleştirilmek suretiyle dönüştürme işlemi gerçekleştirilir.

3.    Adım: Oluşturulan “E-Defter” Dosyasının Mali Mühürle Onaylanması: Hazırlanan e-defter dosyası mali mühürle onaylanır. Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratının alınması zorunludur.

4.    Adım: Berat Dosyasının Oluşturulması: Onaylanan e-defterin mühür kısmının ve belli bilgilerin yer aldığı berat dosyası oluşturulur.

5.    Adım: Berat Dosyasının Mali Mühürle Onaylanması:Berat dosyası mali mühürle onaylanır.

6.    Adım: Berat Dosyası Paketi Oluşturulması: Gönderilmek istenen paket ziplenmiş olmalıdır. Zip dosyası içinde aynı isimde XML formatında berat (YB veya KB) dosyaları bulunmalıdır. Zipli dosyanın açık boyutu en fazla 1 MB olmalıdır. Bu boyutu geçen beratlara hata mesajı dönülecektir. Paket bütün kontrolleri başarıyla geçtiğinde sendDocumentFile metodu “….. adlı paketi işleme alındı” mesajını dönecektir.

7.    Adım: Berat Dosyasının Zaman Damgası ile Onaylanması: Berat Dosyası TÜBİTAK’tan temin edilmiş zaman damgası ile onaylanır. (ZORUNLU DEĞİL)

8.    Adım: Berat Dosyasının Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) gönderilmesi: Hazırlanan paket www.edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir ya da web servis aracılığıyla gönderilir.

9.    Adım: Berat Dosyasının GİB Tarafından Onaylanması: Berat dosyasının Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile onaylanmasıdır.

10. Adım: Berat Dosyasının İndirilecek Biçimde Defter Sahibinin Erişimine  

    Açılması: GİB tarafından onaylanan berat dosyası indirilecek biçimde mükellefin  

    erişimine açılır.

11. Adım: Berat Dosyasının İndirilmesi: Mükellef erişime açılan onaylı e-Defter

     Berat dosyasını indirir.

12. Adım: Berat Dosyası İle e-Defter Dosyasının Muhafazası: Mükellef onaylı    

     e-Defter Berat Dosyasını ile mühürlü e-Defter Dosyasını birlikte elektronik ortamda  

     kanuni saklama süresince muhafaza edecektir.

MuhasebeTR Mevzuat Komisyonu

(Bu yazı kaynak gösterilse dahi farklı sitelerde yayınlanamaz.)