Kayıt Sistemimiz.

İşletme defteri ve büyük defter (yani defter-i kebir) şeklinde 2 türü var.

Şahıs firması,adi ortaklık yada kollektif şirket olarak işe başlayanlar eğer kendiliklerinden büyük defteri seçmezler ise başlangıçta, büyüyene kadar işletme defteri tutarlar, bu defterde sağ sayfaya gelirler sol sayfaya da giderler ve emtea alışları alt alta yazılır,bu kadar basittir.

Serbest meslek erbabı,bizden çıkmayan doktor-avukat ve bizden benim gibi numunelik olarak çıkan mali müşavirler ile,serbest çalışan mimar ve mühendislerin defteri de bu işletme defterine benzeyen ama sol tarafa sadece giderler yazılan serbest meslek defteridir.

Serbest meslekte hiçbir sınır yoktur,vatandaş kendi istemedikçe büyük deftere geçmek zorunluluğu doğmaz.Ancak işletme defteri tutan 2.sınıf tüccar belli alış ve satış tutarlarını aşması halinde izleyen yıl terfi eder 1.sınıf tüccar olur ve büyük defter tutar.

Anonim ve limited şirketler hep büyük defter tutarlar,bunlar doğuştan 1.sınıftırlar.
Büyük defter tutmak demek vergi sistemi açısından 3 ayrı defter kullanma zorunluluğudur.
Yevmiye,kebir,envanter defterleri.
Bilgisayarlarımız yokken,yani çok eskiden,önce yevmiye yazılır,sonra yevmiyeden kebire geçilirdi.
Şimdi muhasebe yazılımları ile yevmiye kaydı yapıldığında,kebirde kendiliğinden hazır oluyor.
(Yaşamın her alanında olduğu gibi anlaşılmaz bir çelişki var,eskiye göre her şey otomatik,yeni enstrümanlar ile çok kısa sürede hallediliyor,ama eskisine göre zaman darlığımız çok fazla ve çok çabuk geçiyor,basitlik güzeldi belki,şimdi uyanık geçen sürede tüm dünyada ne olup bittiğini bilmek,anlamak ve tartışmak istiyoruz.)

1.sınıf tüccarların ve kendiliğinden büyük defter tutmayı seçenlerin işlemleri yevmiye defterine kaydedilir:

Çift kayıt sistemi uygulanır.Bir işlemde bir hesaba borç yazılıyor ise mutlaka aynı miktarda bir ya da birkaç hesapta alacak olmalıdır.Kasaya 100 lira koyduk,yani kasa borçlandı ise bu 100 lira nereden geldi ise o hesaplar alacaklandırılır.25 lira banka,75 lira şirket ortağının cebi örneğin.

-------------------//-----------------------
Kasa ……….100
Bankalar……………25
Ortaklara borçlar…...75

Bu çift kayıt aynı zamanda hata olasılığını da sıfıra indirir.Yevmiye kayıtlarında iki sütun toplamları eşit olarak gitmiyor ise bir hata var demektir.
Tekdüzen hesap planı 1990 ların başlarından beri kullanılan muhasebe ortak dilidir.Hesaplara verilecek kod numaralarını aynı olmasıdır.Kasa 100,Banka 102,Ortaklara borçlar 331 gibi.Bunları alt hesapları serbestçe açılabilir.

Bu ilk 3 basamaklı hesaplar ana hesaplardır.
100 Kasa, ana hesaptır.
100.01 Merkez Kasa , tali hesaptır,
100.01.001 Merkez YTL kasası, cüzi hesaptır.

Yevmiye defterine tarih sırası ile işlemler kaydedilir.Kayıt nizamı 10 gündür,yani bugünün tarihi ile en geriden 10 gün öncesi tarihli belgeyi kaydedersen usul yönünden eleştirilmezsin.Belgeler bu şekilde çift kayıtla yevmiye işlenirken her belge bir alacaklı bir borçlu hesapla ilgilendirilir,kebir defteri her hesabın sadece o hesaba ait kayıtlarının sırayla toplandığı defterdir,bu defterdeki toplamlar her hesabın belirli bir dönemdeki hareketler toplamıdır.



Belirli süreler sonunda aylık,3 aylık,6 aylık ve yıllık olarak bu hesap toplamları sıra ile alt alta listelendiğinde Mizan çekmiş oluruz.
Bütün hesapların Borçlar toplamlarının,Alacaklar toplamlarının, ve Borç ya da Alacak Bakiyeleri toplamlarının alt alta yazıldıkları tablo Mizan Tablosudur.
Ana hesaplar Listelenmiş ise Ana Hesap Mizanı,Tali hesaplarda listelenmiş ise Tali Hesap Mizanı denir.
Bu tabloda da en altta borçlar toplamı ile alacaklar toplamı eşit, borç bakiyeleri ile alacak bakiyeleri eşit olmalıdır,değilse hata var demektir.


Yukarıdaki 3 hesaptan ibaret yevmiye kaydının mizanı;

Hes.KodHesap Adı Borç Alacak B.Bakiyesi A.Bakiyesi
100…….Kasa………100……0……100……… .0……..
102…….Bankalar….0……25…… ..0…………25…….
331….Ort.Borçlar…0……75…… ..0…………75…….
100 100 100 100

Defter işlenirken kullanılan tekdüzen hesap planı hesaplarının bir kısmı,Satışlar,giderler,maliyet hesapları firmanın o dönemdeki faaliyet durumunu, gösterir, bunlar dönem sonlarında mizandan ayrılıp bir tablo yapılarak firma kar yada zarar durumu hesaplanır ve nasıl hesaplandığı görülür,bu tablo Gelir Tablosudur.Bu tablo bir dönem boyunca koşuşturmanın sonucunu gösterir,örneğin bir yıllık yada 3 aylık dönemde nasıl gittik?

Mizanda geri kalan hesaplar ise firmanın genel durumunu gösterir,varlıkları,borçları,alacakları, sermayesidir.Mizan üzerinde çalışmak için önce yapılması gereken en alttaki toplamlar eşit mi yani mizan hatasız mı ona bakmaktır.Baktık ve hatasız,gelir tablosu hesaplarını aldık,bunlar arasındaki farkı bulduk sonuç + ise kar,- ise zarar diye bir sayı belirledik.Bunu Mizan da kalan hesapların en altına yazdığımızda bu kalan hesaplarda tutarlı olmalıdır.İşte mizanın bu hali Bilanço dur.Sağ tarafta pasif hesaplar,sol tarafta aktif hesaplar olur.Örneğin sermaye pasiftir,sadece kavram olarak vardır,ama sermayeyi teşkil eden para kasada,bankada,malda,demirbaşta olabilir,bunlar aktiftir.

Bu tablolarda temel bazı hatalarda olmamalıdır,örneğin kasa hesabı hiçbir zaman alacak bakiyesi vermemelidir,kasa hep borçludur,yada borçsuzdur ama alacaklı olamaz.Bu en temel kurallardan biridir.

Ve envanter defterine gelince,dönem başındaki açılış bilançosu ,bu bilançodaki hesapların detayı,
yani stokların,demirbaşların,banka hesaplarının,alacakların,borçların listesi ile ,dönem sonundaki kapanış bilançosunun aynı şekilde detaylı listesi bu defterde yer alır.
Bir nevi ne idik,ne olduk defteridir.